“Las reuniones 1:1 son todo un éxito, siempre se llenan de buenas intenciones”

Esa mañana fresca de octubre, Justino según su costumbre llegaba antes de la hora de entrada a la oficina, bien abrigado por la baja temperatura se dirigió al elevador, al ser temprano creyó que subiría solo hasta el piso que tenía por destino, estaban alojados en un lugar de oficinas compartidas, mucho barullo en la hora de comida y complicado salir por la cantidad de personas que bajaban en el elevador.

Casi se cerraban las puertas, dos jóvenes que reconoció como colaboradores de una startup que era vecina de oficina, ofrecían un producto de comercio electrónico para que tuvieran sus clientes su propia tienda virtual sin necesidad de saber nada de tecnología, estaban enfocados en un nicho de artesanías vinculando con el extranjero mediante una comunidad como puntal de la estrategia, sabía todo el detalle ya que conoció por casualidad al CEO de nombre Gustavo, joven, inteligente y se definía como ciudadano del mundo.

Los jóvenes bebían un café, no saludaron era como si fueran solos subiendo en el elevador, a Justino se le antojó y pensó en salir, pero lo decidió tarde, las puertas se cerraron, decidió que regresaría una vez que bajaran en el piso correspondiente, una decisión que de manera inicial parecía una perdida de tiempo, resultó ser de gran ayuda, vamos a ello.

Platicaban de las reuniones 1:1 que tenían cada dos semanas, eran estrictas y no se podían cambiar ni cancelar, los responsables de cada área las tenían por mandato del CEO, les agradaban y siempre se obtenía algo interesante, tener un tiempo para que te escuchen y pregunten si te pueden ayudar, lejos del trabajo, enfocados en la persona, hacían que la cultura de ese startup la hiciera una gran alternativa para trabajar, hasta que …

“Las reuniones 1:1 son todo un éxito, siempre se llenan de buenas intenciones”

El elevador casi llegaba a su destino, Justino tragó saliva esperando que la conversación tomará un rumbo definido, se repitió la frase en su cabeza, era un tanto paradójica, pero lo dudaba, de manera fortuita el interlocutor tuvo la misma duda

– ¿Entonces es un éxito o no?

– No te entiendo

– Afirmas que es todo un éxito – Justino sin ser parte de la conversación, asintió con la cabeza – pero luego dices que siempre se llenan de buenas intenciones, como un ¿reproche?

“El objetivo de una reunión de apoyo para un colaborador, no es tener una lista de elementos necesarios, es otorgarlos en su beneficio para que desempeñe su labor de la mejor manera” – joven colaborador de un startup

– Eso es obvio

– Pues no sucede, un gran porcentaje si se hace realidad, pero otro se va a una lista de buenas intenciones

Las puertas se abrieron, los jóvenes bajaron y Justino se quedó anonadado, hundido en sus pensamientos mientras reflexionaba de la pequeña escena que acababa de contemplar, casi se cierran las puertas una voz le hizo regresar de sus pensamientos

– ¿baja?

– No, disculpe – se apresuró a salir del elevador todo apenado

Apenas ingresó a su oficina, espero que diera la hora de entrada y buscó a Martha su responsable de innovación, le encargó la Base de datos de las buenas intenciones

– ¿Disculpa, Justino?

– Quiero que diseñes una base de datos de buenas intenciones, con las buenas intenciones que tenemos en tecnología para una base de datos

Martha mujer inteligente, no entendía todo el concepto, pero sí que tenía sentido común bien desarrollado

– Un campo de estatus por cada entrada (puede ser activo, borrado, cumplido, etc.), fecha de registro de la entrada, fecha de última modificación, comentarios y quién ha hecho alguna modificación, como punto de partida

– Excelente, entonces entiendes la mitad del concepto

– Pero qué quiere decir ¿Una base de buenas intenciones?

El CEO explicó que es un repositorio donde se colocan todas las iniciativas buenas, que se vayan detectando por el personal, una especie de cuaderno de notas, donde todas las personas de la organización pueden registrar una buena intención, que la única regla que tiene además de las de sentido común, es que debe beneficiar a las personas en su labor diaria.

– ¿Tienes un ejemplo? – dijo Martha, se arrepintió apenas terminó la frase y añadió – mejor te doy uno, se me ocurre que … y mencionó varias “buenas intenciones”, el CEO estuvo de acuerdo, pero dijo que había algo todavía más importante

– Es estática

– Exacto Martha, no está en movimiento – el CEO admiraba el sentido común de esta mujer

El acuerdo derivado de la propuesta de Martha era que tuviera un comité de tres personas para llegar a un acuerdo, que no fueran tomadores de decisiones y que cambiarían cada tres meses, su labor era lograr hacer realidad por lo menos tres de esas buenas intenciones, tendrían la responsabilidad de darle difusión, que se llenará de buenas intenciones, un presupuesto asignado para según la prioridad pudieran lograr el impacto en beneficio de la organización.

– ¿Y sí?

– ¿En qué piensas Martha?

Si, también sea responsabilidad del comité revisar y gestionar el impacto de las iniciativas hechas realidad, eso les da tres aprendizajes:

• Gestionar un presupuesto (costo)
• Gestionar el impacto de las buenas intenciones (alcance)
• En un período de tres meses gestionar las dos primeras (tiempo)

– El triángulo de gestión de proyectos – dijo el CEO

– Exacto

“Aprender por casos donde hay un impacto positivo en la cultura, nos da sentido de pertenencia y experiencia en gestión de proyectos” – Martha

Se adecuó el proceso para que en las reuniones 1:1 sin dar detalles, se pasarían a la base de datos de buenas intenciones, en dichas reuniones son de dos personas, el jefe inmediato y el colaborador, nada más, donde el primero está para escuchar las necesidades que tiene la persona en su diaria labor, en su persona, si le falta algo para estar cómodo en el trabajo, si necesita capacitación, o aquello que le incomoda desde su perspectiva.

“El pulso de la cultura se mide día a día, cualquier otro horizonte incrementa el riesgo” – Justino

– Y para avanzar sobre pasos firmes, por favor cierra la puerta Martha, tomaremos treinta minutos para la reunión 1:1

La primera entrada para la base de datos de buenas intenciones, una sugerencia de Martha, que los colaboradores de operaciones contarán sus historias al resto de la organización, tenían muchas anécdotas, pero todas en el sentido de áreas de oportunidad, al ser el contacto primario con los clientes, encontrarían mucho material para corregir, crear o modificar procesos, tecnología, condiciones para los clientes, ahí empieza y termina el servicio al cliente – apuntó Martha –

Las personas de operaciones tendrían de quince a veinte minutos, para platicar una historia de terror interna o de cliente, donde se quejará o no pudiera hacer algo que trascendía en su día a día, provocando un impacto fuerte, al final no se trataba de encontrar culpables, se trataba de ofrecer soluciones para que no pasará de nueva cuenta estas situaciones.

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